Ils font confiance à

Témoignage d'Agnès Lebatteux et Nathalie Gillon

La productivité s’est également accrue grâce aux fonctionnalités de Dlex améliorant le décompte, la facturation et la gestion des temps passés.

Mesdames Agnès Lebatteux et Nathalie Gillon, respectivement associée et 1er Clerc au Cabinet Zurfluh Lebatteux, ont répondu à nos questions afin d’identifier avec nous les domaines où DLex a eu une  réelle  influence sur la productivité du cabinet.

« Les 3 domaines  ayant le plus bénéficié de gains de productivité sont la gestion de données, la gestion des documents et la facturation.

L’intégration des mails, outre un gain de productivité, grâce au Doc Manager,  représente également un gain en terme de sécurité.

La navigation au sein des dossiers est beaucoup plus rapide ; il est très facile de visualiser les fichiers, de les ré intituler, de faire des tris (par date, par utilisateur, par type de document…) et de les classer selon différents critères.
Le gain de productivité le plus facile à quantifier (de l’ordre de 80%) est la création de courrier ou d’actes grâce à l’utilisation croisée des modèles et des contacts. Les contacts sont très détaillés et leur arborescence est bien organisée, ce qui permet d’avoir une base très complète, d’identifier précisément la fonction de chaque contact pour chaque dossier, et de gérer les conflits d’intérêts.

La productivité s’est également accrue grâce aux fonctionnalités de Dlex améliorant le décompte, la facturation et la gestion des temps passés. Par exemple, la durée réelle de saisine d’un document est proposée à l’enregistrement lors de la fermeture de celui-ci, les appels téléphoniques peuvent être enregistrés avec un chronomètre et un compte rendu de l’entretien, il est aussi possible de prévoir des « forfaits » pour certaines diligences. Les temps passés sont saisis de façon  beaucoup moins subjective grâce à DLex et le mécanisme de saisie immédiate, associant un « type » de prestation et un intitulé détaillé, permettent une grande transparence de facturation vis-à-vis de nos clients. Le temps saisi peut renvoyer automatiquement au document créé, qui peut être extrait à tout moment. Enfin, il est possible, au stade de la valorisation des prestations, d’amender le temps facturable  en conservant une trace du temps saisi initialement, ce qui permet d’avoir une idée fine de la rentabilité réelle du dossier.

Au-delà de ces éléments très tangibles de productivité, nous pouvons dire que DLex a également amélioré des choses non moins importantes au sein du cabinet : la collaboration et la communication par exemple. Grâce à la centralisation de tous les documents et au « versionning », on est certain d’avoir toujours la dernière version du document, et son statut (en cours de rédaction, validé par le client, notifié, etc…) apparait immédiatement dans la base. Les « pop up » permettent également de communiquer une information importante sur un dossier à tous les intervenants.

DLex a également amélioré la rapidité de la transmission des informations au client : les informations  de base (derniers échanges, écritures reçues, calendrier de procédure) sont toujours consultables et communicables, même lorsque l’avocat en charge du dossier ne peut répondre immédiatement.

La gestion de la facturation, avec les multiples rapports comptables, ainsi que les alertes sur impayés qui sont paramétrables, nous ont permis également de lisser la facturation, en appelant les honoraires de façon plus régulière, et de mieux veiller à leur règlement. Cela facilite le règlement des factures par nos clients, et la gestion de notre propre trésorerie. Nous avons constaté, dans  les 6 premiers mois d’utilisation, une réduction importante du délai intercalaire entre la réalisation de la prestation et le règlement de celle-ci.

En conclusion, le logiciel nous a permis de simplifier et de sécuriser la gestion des données, a accru notre réactivité et a participé à un meilleur pilotage de notre trésorerie.»

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