Les fonctionnalités du logiciel DLEX

Gestion financière dans le logiciel pour avocats DLex

Temps passés, valorisation et facturation

Un véritable outil de gestion et de mesure de la rentabilité du cabinet !

Il est difficile, pour certains cabinets, de facturer aux temps passés réels. Mais la gestion des temps passés ne se réduit pas à la seule facturation de ceux-ci : ce qui est important pour le cabinet est de mieux cerner l’utilisation des temps passés au sein des équipes afin de mieux piloter l’évolution du cabinet.

En cela, le logiciel de gestion de cabinets d’avocats DLex est un véritable outil d’aide à la décision permettant d’identifier la rentabilité de chaque dossier, de chaque matière, de chaque collaborateur, de chaque département, de chaque client...

La gestion du temps pour chacun des membres du cabinet, ou pour le cabinet dans son ensemble, s’articule autour de 3 modules.

La gestion du temps

  • Module agenda : agenda partagé et synchronisation Outlook ; consultation d’un agenda par dossier pour visualiser, sur un seul écran, les différents événements du dossier et partager les informations utiles au sein du cabinet ; affichage simultané de plusieurs agendas pour gérer des emplois du temps communs… ;
  • Module gestion des tâches : gestionnaire d’échéances et de tâches partagées avec rappels ; moteur de recherche rapide directement accessible à partir des critères les plus courants (par utilisateur, dossier, type d’échéance…) ; gestion des événements critiques ;
  • Module saisie des temps passés avec ou sans chronomètre (temps passés, frais et débours) : il garde la mémoire de l’ensemble de ce qui a été effectué quelles que soient les décisions prises au moment de la facturation ; possibilités de créer des séquences de temps passés automatiques vous garantissant l’exhaustivité des temps et frais enregistrés sur chaque dossier ; création illimitée de tarifs (par dossier, par client, selon convention, tarifs externes et tarifs internes…) correspondant à ces temps passés.

Le module de revalorisation des temps passés permet de réaliser des simulations sur les frais et les temps passés en attente de facturation, et d’adapter la facturation au résultat du dossier, à la nature de la relation avec le client, aux enjeux et aux spécificités du dossier.

Ses fonctionnalités clés

  • Mécanisme de revalorisation des temps passés à partir de nombreux critères possibles : filtrage sur frais ou honoraires, dossier, client, utilisateur DLex, type de temps passé, unité de temps, taux et type de taux… ;
  • Possibilité de revalorisation globale sur un montant total ou ligne par ligne ;
  • Historisation des temps passés effectifs toujours consultables ;
  • Verrouillage des temps passés valorisés pour éviter les erreurs de saisies tardives.

Le module de facturation et de gestion des encaissements

Avec la solution pour avocats DLex, vous disposez d’une facturation très souple articulée autour de 4 modes.

  • La facturation manuelle : l’utilisateur décide du moment où il déclenche la facturation dans les dossiers; des assistants dans DLex permettent de déclencher en un clic les éléments que l’on décide de facturer ; on peut voir ainsi les dossiers en défaut de provision par exemple.
  • La facturation automatique, par « lots » : tous les mois le système crée un projet de facturation par dossier concerné, et le responsable du dossier valide la facturation.
  • La facturation forfaitaire : l’utilisateur peut faire le choix de facturer certains dossiers de manière forfaitaire (ex : par type de procédure); tous les temps passés et frais au réel sont saisis dans ces dossiers. On ne change donc pas son mode de travail mais, lors de la facturation, seuls les temps passé de type « forfaits » seront pris en compte, les autres étant alors convertis en « non-facturable ». La mémorisation du « réel presté » permet au cabinet de vérifier si le forfait appliqué couvre effectivement le temps passé au réel.
  • Le non facturable : cela permet aux associés assurant une fonction ordinale ou syndicale, par exemple, de mesurer les temps passés non facturables mais assurant une visibilité au cabinet par exemple.

L’utilisateur peut également :

  • Saisir et refacturer les débours engagés dans les dossiers ;
  • Saisir les règlements reçus ;
  • Rapprocher les règlements des factures (lettrage) ;
  • Gérer les impayés : système automatique de relance de factures non réglées entièrement paramétrable.

Ces éléments peuvent ensuite être exportés vers un logiciel comptable ou adressés à un expert-comptable.

>> Découvrez toutes les fonctionnalités de notre logiciel de gestion pour avocats Dlex

Les plus DLex

  • Chronomètre à entrées multiples, avec création semi-automatisée de temps passés prédéfinis et une série de fonctionnalités complémentaires pour vous permettre d’alimenter de la manière la plus précise possible vos temps passés
  • Compatible avec les cabinets en comptabilité BNC, BIC ou BNC « gestion BIC »
  • Possibilité de gérer plusieurs bases au sein du cabinet
  • Une fiche comptable pour chaque dossier permettant de visualiser rapidement la situation financière d’un dossier et l’état des prestations en cours (facturées, non facturées)

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