Les fonctionnalités du logiciel de gestion pour avocats Dlex

DLex, premier logiciel de gestion de cabinets d’avocats certifié par Microsoft en Europe intègre l’ensemble des fonctionnalités indispensables à une gestion optimisée et un pilotage proactif de votre activité.
Découvrez ci-dessous la liste complète des fonctionnalités du logiciel pour avocat DLex

Experts en droit, faites des chiffres vos alliés !

Le logiciel pour avocats DLex propose un puissant module de calculs pour simplifier et sécuriser la gestion de vos dossiers, très utile notamment dans les calculs d’indemnisation de dommages et les calculs de décompte d’intérêts.

Les principaux calculs proposés dans DLex

  • Calculs d’indemnisation de dommages : sur la base d’un montant principal, d’une période et de taux légaux avec principe de capitalisation et taux conventionnels ;
  • Calculs de décompte d’intérêts : par exemple exécution d’un calcul de décompte complexe avec recapitalisation intermédiaire, choix de la méthode d’imputation des règlements partiels et simulation d’un plan d’apurement ;
  • Opération sur date : compteur du nombre de jours entre 2 dates ;
  • Calculatrice d’intérêts multi ligne : DLex intègre tous les paramètres d’une base de jugement pour en calculer le montant final à imprimer et remettre au client ;
  • Calcul d’indexation avec choix de la base et de l’indexation adéquate (indice Syntec ou autres) ;
  • Calculs d’intérêts avec sauvegarde et fusion vers des courriers paramétrables.

Un module optionnel totalement intégré, utilisable partout, à tout moment !

Le logiciel pour avocats DLex intègre la dictée numérique Philips tout en la rendant plus complète et plus simple qu’avec le logiciel fourni d’origine.

À partir du dictaphone numérique Philips, vous dictez vos notes, compte-rendus, courriers, à une sortie d’audience ou de réunion d’expertise par exemple... pour chacun de vos dossiers. Ensuite, il suffit de synchroniser avec DLex et le fichier est enregistré et prêt à être dactylographié par votre secrétariat.

2 modes de transfert vers DLex

  • Le mode express : la dictée est envoyée sans information complémentaire ;
  • Le mode collaboratif dans lequel vous renseignez des informations complémentaires dans les propriétés du fichier afin d’en faciliter la retranscription et le classement : priorité de traitement, dates d’échéance, affectation au transcripteur.... Ces informations permettent également de créer une page de garde afin de faciliter le classement par lots et l’identification des dossiers « papiers » concernés.

Un module optionnel totalement paramétrable et sous contrôle de l’avocat !

L’Extranet est un module totalement intégré dans le logiciel, que le cabinet active par dossier, par client, voire pour tous les dossiers, tous les clients...

  • Le cabinet peut décider des dossiers à partager avec son client sur l’Extranet, il suffit d’activer la fonction dans les dossiers sélectionnés ; le cabinet peut choisir également les personnes ayant accès à ces informations, ainsi que les documents auxquels il donne accès au sein de ses dossiers. De même au sein des documents, il peut décider, document par document, ceux visibles sur l’Extranet (dossiers, agenda, échéances, temps passés... les notes peuvent en être exclues par exemple) : tout est entièrement sous contrôle, car complètement paramétrable.
  • Une interaction est possible avec le client final, lequel peut proposer des commentaires et/ou des versions de documents pour enrichir son dossier.
  • Une fonctionnalité également très pratique et rassurante : l’affichage à tout moment de la liste de ce qui est activé sur l’Extranet, avec possibilité d’activer ou de désactiver un dossier ou un document ; l’avocat a vraiment une maîtrise complète de son Extranet !

Exclusivités DLex

Aucune duplication de la base de données du cabinet n’est exposée sur Internet et les changements sont accessibles au client final en temps réel.

Maîtriser parfaitement votre base de contacts pour augmenter votre productivité, optimiser votre développement commercial et votre communication !

Le logiciel de gestion de cabinets pour avocats DLex intègre toutes les fonctionnalités permettant une meilleure organisation de la base de données clients, l’un des prérequis pour bénéficier pleinement des gains de productivité procurés par ce logiciel.

Le module de Gestion des Contacts vous propose

  • Une fiche signalétique complète, par contact, avec un accès direct aux dossiers liés à un contact ; géolocalisation, QR Code pour capturer les données du contact sur son Smartphone... ;
  • CRM : possibilité de typer vos contact selon d’autres critères que ceux proposés nativement par DLex, afin de vous permettre une meilleure exploitation de votre base et organiser une communication professionnelle avec vos correspondants : newsletter, carte de vœux, invitation à des séminaires thématiques... Une présentation personnalisable et standardisée avec de multiples possibilités de recherche : rapide, alphabétique, avancée, par favoris, dans les annuaires de vos contacts et des juridictions ; recherche par type de contact (fournisseur, expert, prospect, partie adverse, client...) ; recherche dans les dossiers où le contact est concerné... ;
  • Une gestion des droits d’accès aux contacts : un certain niveau de droits d’accès sur les contacts est attaché à chaque utilisateur (accès total, lecture et mise à jour, accès interdit...) ;
  • La synchronisation Outlook s’appliquant aux contacts, à l’agenda et aux tâches.

Un module au cœur du métier d’avocat optimisé par DLex !

La gestion des dossiers occupe la plus grande partie de votre temps. Par conséquent, le logiciel pour avocats DLex vous propose un module de gestion des dossiers où toutes les fonctionnalités et informations indispensables sont regroupées au sein de l’écran du dossier traité.

Ce module vous propose

  • Une navigation intuitive et conviviale au sein des dossiers : une présentation des documents du dossier liée à la matière du dossier (dossier de procédure, de conseil…) ; temps passés d’un dossier ; agenda d’un dossier ; tâches et échéances d’un dossier ; fiche comptable du dossier (temps passés à facturer, provisions, débours, dernière facture, débours non facturables…) ;
  • Un accès immédiat vers : l’affichage de la fiche « contact » du client avec l’ensemble de ses coordonnées ; la création d’un e-mail dans Outlook avec mention automatique du dossier en objet ; tous les sous dossiers du dossier ;
  • Un moteur de recherche multicritère : sur la référence ou le nom du dossier ; sur des listes de dossiers ; accès immédiat au dernier dossier consulté ; aux 20 derniers dossiers consultés ; via favoris... ;
  • La possibilité de générer des alertes ;
  • Une connexion intégrée et entièrement sécurisée au RPVA (Réseau Privé Virtuel des Avocats) : accès direct aux numéros de rôles des dossiers ; aux dates d’audiences et aux reports ; aux parties impliquées ; à la messagerie e-barreau pour communiquer avec le Greffe ; aux tableaux de bord récapitulatifs.

Des accès parfaitement sécurisés administrables par le cabinet

DLex propose une gestion à la fois puissante et subtile des droits d’accès.

On ne peut avoir accès aux documents contenus dans DLex, qu’au travers du logiciel, lequel trace par ailleurs les accès qui y sont faits. Il n’est plus question de copier l’ensemble des matrices ou modèles d’actes et de contrats, par exemple, à défaut de disposer des droits l’y autorisant, ceci étant par ailleurs consigné dans la mémoire du système.

Pour exemple

  • Gestion des droits d’accès sur les contacts : chaque utilisateur est attaché à un profil déterminé lui donnant un certain niveau de droits sur les contacts (accès total, lecture et mise à jour, accès interdit...). La limitation des accès est déterminée pour la modification, l’exportation, l’impression... ;
  • Une GED disposant d’outils de délégation et de notification ;
  • L’extranet Client est entièrement paramétrable : le cabinet décide des dossiers à mettre sur l’Extranet, des personnes à qui il souhaite donner accès à ces informations, ainsi que les documents auxquels il donne accès au sein de ces dossiers ;
  • Revalorisation des temps passés et données financières du cabinet : ce module n’est accessible qu’aux seuls utilisateurs disposant des droits requis et intègre des verrouillages pour sécuriser son utilisation : verrouillage des temps passés valorisés pour éviter les erreurs de saisies tardives ; verrouillage de la saisie des temps passés échus ; en amont, possibilité de verrouiller la saisie des temps passés pour une période...

Une véritable gestion électronique des documents (GED) embarquée pour un gain de temps et d’argent important !

DLex permet de gérer l’ensemble des flux de documents : entrants ou sortants, envoyés ou reçus par courrier, fax ou email. Avec la solution pour avocats DLex, ce n’est plus le mode d’échange choisi qui conditionne la manière dont le contenu sera classé et pourra être ensuite retrouvé, mais la nature du contenu en question. Au final, un gain de temps appréciable tant pour la rédaction que pour le classement des différentes pièces.

La gestion électronique des documents du logiciel Dlex intègre

  • Un module de courrier intégré permettant de créer un courrier en quelques secondes, ainsi qu’une bibliothèque de matrices paramétrables facilitant et fiabilisant la rédaction de vos actes ;
  • La auvegarde de projet "à corriger" avant envoi, permettant ainsi un véritable travail collaboratif ;
  • Le Doc Manager de DLex : une façon simple et conviviale de gérer les flux de documents entrants (importation de documents et courriels par « glisser-déposer » vers un dossier).
  • Une liaison Outlook : les mails et les pièces externes peuvent être intégrés très facilement avec un système de classement rapide et performant dans les dossiers ;
  • Scan-to-DLex, avec ou sans océrisation : injection automatique d’un document scanné dans un dossier par une simple saisie du numéro de dossier sur le copieur. Possibilité de réaliser un traitement d’océrisation pour permettre la recherche plein texte sur un document initialement numérisé en mode "image" ;
  • La prise en compte du multilinguisme.
  • Le décompte des temps passés et la création automatique d’échéances pour le suivi des réponses aux courriers;
  • La possibilité d’exporter des documents DLex vers tous types de supports (Skydrive, clés USB …) ;
  • La prise en charge des flux de dictées numériques : le module optionnel DPM Link de DLex permet de gérer le transfert des fichiers de dictées numériques vers DLex et intègre de nombreuses fonctionnalités facilitant leur traitement et leur gestion (pour plus de détails, voir le module de Dictée numérique) ;

Nouveautés GED Pro : 3 fonctionnalités supplémentaires sont intégrées dans la version Corporate

  • Transférer un mail dans la boîte DLex d’un utilisateur en plus du classement dans un dossier ;
  • Créer un répertoire dans Outlook destiné à recevoir en un clic les mails destinés à être classés dans les dossiers DLex correspondants (travail collaboratif et délégation) ;
  • Du « versioning » permettant de créer plusieurs versions de documents selon l’enrichissement de chacun.

Un véritable outil de gestion et de mesure de la rentabilité du cabinet !

Il est difficile, pour certains cabinets, de facturer aux temps passés réels. Mais la gestion des temps passés ne se réduit pas à la seule facturation de ceux-ci : ce qui est important pour le cabinet est de mieux cerner l’utilisation des temps passés au sein des équipes afin de mieux piloter l’évolution du cabinet.

En cela, le logiciel de gestion de cabinets d’avocats DLex est un véritable outil d’aide à la décision permettant d’identifier la rentabilité de chaque dossier, de chaque matière, de chaque collaborateur, de chaque département, de chaque client...

La gestion du temps pour chacun des membres du cabinet, ou pour le cabinet dans son ensemble, s’articule autour de 3 modules.

La gestion du temps

  • Module agenda : agenda partagé et synchronisation Outlook ; consultation d’un agenda par dossier pour visualiser, sur un seul écran, les différents événements du dossier et partager les informations utiles au sein du cabinet ; affichage simultané de plusieurs agendas pour gérer des emplois du temps communs… ;
  • Module gestion des tâches : gestionnaire d’échéances et de tâches partagées avec rappels ; moteur de recherche rapide directement accessible à partir des critères les plus courants (par utilisateur, dossier, type d’échéance…) ; gestion des événements critiques ;
  • Module saisie des temps passés avec ou sans chronomètre (temps passés, frais et débours) : il garde la mémoire de l’ensemble de ce qui a été effectué quelles que soient les décisions prises au moment de la facturation ; possibilités de créer des séquences de temps passés automatiques vous garantissant l’exhaustivité des temps et frais enregistrés sur chaque dossier ; création illimitée de tarifs (par dossier, par client, selon convention, tarifs externes et tarifs internes…) correspondant à ces temps passés.

Le module de revalorisation des temps passés permet de réaliser des simulations sur les frais et les temps passés en attente de facturation, et d’adapter la facturation au résultat du dossier, à la nature de la relation avec le client, aux enjeux et aux spécificités du dossier.

Ses fonctionnalités clés

  • Mécanisme de revalorisation des temps passés à partir de nombreux critères possibles : filtrage sur frais ou honoraires, dossier, client, utilisateur DLex, type de temps passé, unité de temps, taux et type de taux… ;
  • Possibilité de revalorisation globale sur un montant total ou ligne par ligne ;
  • Historisation des temps passés effectifs toujours consultables ;
  • Verrouillage des temps passés valorisés pour éviter les erreurs de saisies tardives.

Le module de facturation et de gestion des encaissements

Avec la solution pour avocats DLex, vous disposez d’une facturation très souple articulée autour de 4 modes.

  • La facturation manuelle : l’utilisateur décide du moment où il déclenche la facturation dans les dossiers; des assistants dans DLex permettent de déclencher en un clic les éléments que l’on décide de facturer ; on peut voir ainsi les dossiers en défaut de provision par exemple.
  • La facturation automatique, par « lots » : tous les mois le système crée un projet de facturation par dossier concerné, et le responsable du dossier valide la facturation.
  • La facturation forfaitaire : l’utilisateur peut faire le choix de facturer certains dossiers de manière forfaitaire (ex : par type de procédure); tous les temps passés et frais au réel sont saisis dans ces dossiers. On ne change donc pas son mode de travail mais, lors de la facturation, seuls les temps passé de type « forfaits » seront pris en compte, les autres étant alors convertis en « non-facturable ». La mémorisation du « réel presté » permet au cabinet de vérifier si le forfait appliqué couvre effectivement le temps passé au réel.
  • Le non facturable : cela permet aux associés assurant une fonction ordinale ou syndicale, par exemple, de mesurer les temps passés non facturables mais assurant une visibilité au cabinet par exemple.

L’utilisateur peut également :

  • Saisir et refacturer les débours engagés dans les dossiers ;
  • Saisir les règlements reçus ;
  • Rapprocher les règlements des factures (lettrage) ;
  • Gérer les impayés : système automatique de relance de factures non réglées entièrement paramétrable.

Ces éléments peuvent ensuite être exportés vers un logiciel comptable ou adressés à un expert-comptable.

Un pilotage précis pour une gestion optimale du cabinet !

Rapports et tableaux de bord permettent de piloter le cabinet et de détecter les anomalies : ils permettent notamment d’évaluer la qualité comptable des clients et la qualité de travail des collaborateurs.

Outil d’aide à la décision, ce module propose une série de rapports et de contrôles, généraux ou spécifiques en fonction de la version de votre DLex. Tous sont présentés et mis en forme de manière lisible, compréhensible, exportable et imprimable.

  • Rapports d’activités généraux : des rapports standards tels que bilans de temps passés ou rapports de gestion ;
  • Requêtes et tableaux de bord disponibles dans le sous-menu « Extra » : facturation en cours, estimation de la différence entre le travail presté et celui facturé (Bonus/Malus), détection de provisions insuffisantes... ;
  • Le requêteur pro : possibilité aux utilisateurs d’intégrer des requêtes SQL complexes dans une librairie de DLex et de les exécuter en un seul clic, à la demande. Ces requêtes peuvent être faites par le cabinet ou déléguées à DLex.

Wolters Kluwer, les clés pour décider