Les fonctionnalités du logiciel de gestion pour avocats

Kleos, premier logiciel de gestion de cabinet d'avocats en mode SaaS.
Sans engagement et sans investissement lourd en matériel informatique. Plus de 17 000 utilisateurs travaillent quotidiennement et en toute sécurité avec Kleos.
Découvrez ci-dessous la liste complète des fonctionnalités du logiciel pour avocat Kleos

Vous accédez facilement et rapidement à toutes vos données.

Vous centralisez toutes les informations nécessaires au bon déroulement de chacun de vos dossiers et vous réalisez toutes vos actions dans notre logiciel de gestion Kleos : production et stockage de documents, communication avec les différentes parties, suivi du temps passé, facturation, échanges RPVA...

Toutes vos données sont accessibles en continu dans le logiciel Kleos : vous avez la garantie de ne jamais en perdre, de pouvoir les consulter et les mettre à jour de n’importe où !

Notre logiciel de gestion Kleos facilite le travail collaboratif au sein de votre cabinet : vous partagez les documents et dossiers que vous souhaitez, vous disposez de process de suivi et de validation des documents...

De plus, notre logiciel de gestion Kleos vous permet une recherche complète et rapide dans vos dossiers par n’importe quel critère : référence du dossier, nom du dossier ou du contact, numéro de facture...

Notre logiciel Kleos intègre également un module de « recherche intégrale plein texte » : vous pouvez associer des mots clés et des données, rendant vos recherches encore plus précises et rapides. Cette recherche s'effectue sur tous les documents contenus dans Kleos, y compris les emails, qu'ils aient été produits par le cabinet ou qu'ils proviennent de l'extérieur.

Notre logiciel de gestion Kleos comprend la rédaction d’actes simplifiée : une bible de 300 modèles d’actes Lamy mis à jour automatiquement est incluse dans votre abonnement.

Production assistée : fusion de vos documents. Kleos intègre une fonctionnalité de fusion de documents et bible de 300 actes Lamy personnalisables, et peut également intégrer les vôtres.

La bible d’actes vous assure un gain de temps dans la préparation de vos actes juridiques et dans la sécurisation de vos pratiques.

Production assistée : fusion de vos documents. Kleos intègre une fonctionnalité de fusion de documents et bible de 300 actes Lamy personnalisables, et peut également intégrer les vôtres.

La bible d’actes vous assure un gain de temps dans la préparation de vos actes juridiques et dans la sécurisation de vos pratiques.

  • Vos données sont hébergées et sauvegardées sur les serveurs hautement sécurisés et protégés de Wolters Kluwer. Ces serveurs, localisés en Allemagne, sont entièrement dédiés à Kleos et vous apportent une sauvegarde permanente : chaque jour et historique conservé pendant 30 jours, la protection contre les virus et les intrusions, une disponibilité constante de vos données. La plateforme pour avocats Kleos est certifiée McAfee et Norton Security, et les données sont cryptées en mode SSL avec clés 2048 bits, le plus haut niveau de sécurité disponible actuellement !

  • Convivial, notre logiciel Kleos vous fait gagner du temps sans aucun investissement informatique important de votre part (serveur, sauvegarde, accès distant...), ni frais de maintenance !

  • Wolters Kluwer s’engage à une disponibilité optimale de votre outil Kleos et de vos données pour le bon fonctionnement de votre cabinet.

    • une disponibilité permanente : 99.9% aux heures ouvrables, 99.7% sur l’ensemble de l’année, avec un retour à la normale assuré sous 4 heures en cas de problème ;
    • une sauvegarde systématique, automatique et quotidienne ;
    • 30 jours glissants de sauvegarde.

  • Le logiciel de gestion pour avocats Kleos garantit une sécurité optimale des données de votre cabinet :

    • les données sont hébergées sur des serveurs hautement sécurisés dans l’Union Européenne (Certification ISO 27001) ;
    • les serveurs sont certifiés McAfee et Norton Security : vos documents importés sont systématiquement contrôlés par un antivirus toujours à jour ;
    • tous les échanges entre les serveurs et vos postes sont cryptés en mode SSL avec clé 2048 bits, le plus haut niveau de sécurité disponible aujourd’hui !

Le module Kleos Fonds Officiels permet un accès direct depuis notre logiciel de gestion Kleos à l’ensemble des codes, lois & règlements et à la jurisprudence, avec une recherche sémantique et des suggestions. Les documents peuvent être importés dans les dossiers Kleos ainsi que des listes de résultats (liens) pour une consultation ultérieure rapide et pratique.

Un gain de temps assuré dans la préparation de vos actes et la sécurisation de vos pratiques !

Avec Kleos Fonds Officiels, vous recherchez dans plus de 400 000 documents juridiques issus des Journaux Officiels français et européens et des Bulletins Officiels. Les lois et décrets sont présentés dans leurs versions originales et consolidées, et vous consultez la jurisprudence directement par des liens. Sont également disponibles : les principales conventions collectives nationales étendues, régionales et départementales, les réponses ministérielles, les délibérations de la CNIL depuis 1979...

Pour faciliter vos recherches, Kleos Fonds Officiels intègre un moteur de recherche très performant avec suggestion de recherche et des liens multiples dont ceux depuis les arrêts de jurisprudence vers les lois. Vous disposez également d’un comparateur automatique des différentes versions d’un article de code ou de loi.

Le logiciel pour avocats Kleos vous offre une grande liberté dans le mode de facturation. Vous pouvez ainsi utiliser conjointement plusieurs méthodes de facturation :

  • Facturation au forfait, sur convention tarifaire ;

  • Facturation des honoraires au temps passé ;

  • Facturation des débours et autres frais ;

  • Facturation par dossier ;

  • Facturation d’un client sur plusieurs dossiers ;

  • Facturation de plusieurs clients dans un même dossier ;

  • Facturation récurrente (abonnement) ;

  • Ajustement des honoraires ;

  • Gestion des remises.

Le module de relance des factures impayées de Kleos vous permet de relancer facilement vos clients débiteurs, y compris par email, ce qui peut améliorer votre trésorerie sans vous faire perdre de temps.

Pour produire, organiser et rechercher efficacement vos documents :

  • Une vingtaine de modèles de courrier, fax et email personnalisables à l’en-tête du cabinet ;

  • Production assistée : fusion de vos documents. Le logiciel de gestion Kleos intègre une fonctionnalité de fusion de documents et bible de 300 actes Lamy personnalisables, et peut également intégrer les vôtres.

    • Tous vos documents et mails sont personnalisables en quelques clics

  • Parapheur numérique : grâce à la fonction « À suivre », vous pouvez envoyer des documents à corriger, à partager (mails, articles de lois,…) et choisir la priorité à affecter au document, choisir le destinataire du document, le traiter et l’annoter...

    • Vous augmentez la performance de votre cabinet grâce à ces fonctionnalités collaboratives

  • Vous organisez vos répertoires en fonction de la structure de votre cabinet : renommer le nom des répertoires, fixer des règles de classement ;

  • Intégration rapide des documents par la fonctionnalité « glisser-déposer » ou via scanner : grâce à des accords passés avec les plus importants fabricants de copieurs, la solution pour avocats Kleos vous permet de saisir le numéro de dossier sur votre scanner pour que le document soit directement classé dans le dossier Kleos correspondant.

    • Vous gagnez du temps pour la recherche de documents et la consultation d’un dossier en fiabilisant et homogénéisant le classement

Avec notre logiciel de gestion Kleos, vous bénéficiez de fiches contacts prédéfinies qui peuvent être enrichies par les membres du cabinet :

  • Vous disposez de toutes les informations nécessaires à l’automatisation des activités et à la fusion de documents ;

  • Vous accédez directement aux dossiers liés à un contact ;

  • Un contact créé une seule fois peut avoir plusieurs profils et plusieurs dossiers ;

  • Vous avez la possibilité d’établir des relations entre les contacts ;

  • Vous pouvez bien évidemment importer vos contacts de votre messagerie Microsoft Outlook dans Kleos ;

  • Vous avez la possibilité de définir plusieurs adresses mails et postales pour un seul contact.

  • Vos recherches dans vos dossiers sont facilitées :

    • Chaque dossier regroupe l’ensemble des éléments de vos procédures avec vos cotes et sous-cotes, ainsi que les états financiers de vos dossiers ;

    • Chacun des dossiers est caractérisé par des champs standards et personnalisables sur lesquels vous pouvez réaliser des recherches multicritères ;

    • La recherche peut être effectuée en plein texte dans un dossier : gain de temps et de performance.

  • L’intégration Outlook :

    • Vous pouvez depuis votre dossier Kleos ou votre messagerie Microsoft Outlook envoyer des mails et les intégrer automatiquement dans les dossiers concernés ;

    • Vous gagnez un temps considérable : tout est rangé au bon endroit et facilement accessible.

  • Les temps passés, prestations, frais et débours avec ou sans TVA :

    • Saisie des temps automatique lors de la création ou la modification d’un document ;

    • Saisie des activités par feuille de temps « au kilomètre » ou ponctuellement depuis un dossier ;

    • Paramétrage avec souplesse des taux horaires par utilisateur, par dossier et par client ;

    • Saisie des temps automatique à la sortie des dossiers.

Agenda : le logiciel de gestion Kleos dispose d’un module de gestion puissant de votre agenda et de celui de votre cabinet : agenda par groupe et sous-groupe d’utilisateurs, agenda par catégorie (audience, RDV, expertises,...), gestion des RDV multi-participants, rappel automatique...

Autant de fonctionnalités qui vous permettent :

  • La création de documents et la saisie des temps passés directement depuis l’agenda ;

  • La visualisation rapide de votre agenda depuis la page d’accueil Kleos ;

  • La saisie des temps passés pour optimiser la rentabilité de votre cabinet ;

  • L’accès en temps réel à votre agenda via Kleos mobile ou Kleos IPad ;

  • L’édition d’états personnalisables facilitant la planification et les déplacements.

Tâches et urgences : Kleos améliore l’organisation des tâches des membres du cabinet :

  • Visualisation rapide de vos tâches depuis la page d’accueil Kleos (optimisation de la gestion du temps) ;

  • Suivi d’avancement des tâches pour tous les membres du cabinet ;

  • Synchronisation avec Microsoft Outlook ;

  • Alerte en rouge des tâches à délai dépassé.

Accèdez au service e-barreau dans Kleos en toute simplicité !

Notre logiciel Kleos, spécialisé pour les avocats, est labellisé par le Conseil National des Barreaux et vous offre une intégration étroite entre le e-barreau et vos dossiers : suivez l'état de vos dossiers au greffe, obtenez les dates d’audiences, échangez messages et pièces avec le greffe, envoyez vos déclarations d’appel, inscriptions en référé... directement depuis votre logiciel de gestion Kleos .

Avec Kleos, vous faites le choix de l’hébergement de vos données en mode SaaS* intégrées au logiciel de gestion de cabinet d’avocats Kleos : Wolters Kluwer se porte garant et s’engage sur l’hébergement, la sécurité et la protection de vos données.

Vos données sont hébergées et sauvegardées sur des serveurs hautement sécurisés :

  • La plate-forme Kleos est certifiée McAfee et Norton Security ;

  • Les données sont cryptées en mode SSL avec clé 2048 bits ;

  • L’espace d’hébergement est illimité et adapté à votre consommation, ce qui laisse une grande souplesse dans le stockage de vos données.

  • Vous contrôlez et maîtrisez la circulation des données au sein de votre cabinet :

  • Kleos intègre des fonctionnalités de paramétrage des dossiers par utilisateur, vous permettant une gestion précise des droits d’accès ;

  • À tout moment, vous avez la possibilité de créer ou désactiver des comptes utilisateurs en quelques minutes. Vous êtes autonome et disposez d’une solution souple vis-à-vis du nombre d’utilisateurs de votre cabinet ;

  • Vous pouvez installer autant de postes que vous le souhaitez, sans surcoût, et y avoir accès de n’importe quel ordinateur grâce à une connexion Internet. La facturation est faite par utilisateur et non selon le nombre de postes depuis lesquels Kleos est accessible.

* Le SaaS (Software as a Service) est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel sont inclus des services (hébergement, assistance téléphonique, mise à jour des bibles d’actes, sauvegardes...).

Wolters Kluwer lance Kleos Connect, le service de partage de documents dédié aux avocats qui sécurise et fluidifie vos échanges confidentiels avec vos clients. Avec Kleos Connect inclus dans l’abonnement Kleos, vous :

Partagez facilement vos documents à partir de Kleos. Nul besoin de vous connecter à une plateforme pour charger et envoyer votre document. En moins de 5 secondes, votre document est partagé.

Disposez d’une traçabilité grâce aux notifications lorsque le client ou une tierce personne télécharge, charge ou commente un document.

Sécurisez vos échanges numériques via les systèmes sécurisés de Kleos et une gestion fine des droits d’accès pour chaque document.

Pour mieux exploiter et partager l’information juridique, Wolters Kluwers a développé des liens permettant l’intégration étroite de sa base de données documentaire juridique Lamyline avec le logiciel pour avocats Kleos (en option).

Ouvrages, revues et formulaires Lamy et Liaisons Sociales : 13 domaines de droit sont abordés pour couvrir l’ensemble de vos besoins en tant qu'avocats, juristes...

Vous accédez à des développements détaillés, des commentaires, des précisions et des conseils rédigés par nos experts avec un grand confort de lecture grâce à la visionneuse spécifiquement adaptée aux gros ouvrages et aux versions feuilletables ou pdf.

Le sommaire intelligent et les liens hypertextes vous permettent de naviguer à l’intérieur des publications et vers la documentation officielle. Pour chaque document consulté, vous avez accès aux sources officielles citées d’un simple clic. Et pour faciliter vos recherches, vous disposez de 3 modes de recherche, adaptés aux méthodes de chacun.

En fonction de votre activité, personnalisez votre base de données documentaire juridique Lamyline en sélectionnant les collections dont vous avez besoin : Public, Fiscal, Civil, Affaires, Pénal, Social, Assurances, Immobilier, Environnement & Qualité, Transports, Immatériel, Associations...

Grâce au partenariat étroit que nous avons développé, vous disposez, avec votre logiciel de gestion Kleos, d’un logiciel qui dialogue avec les applications Microsoft© utilisées au sein de votre cabinet :

  • Fusion de vos documents avec Microsoft Word version 2007, 2010, 2013 et Office 365 ;

  • L’agenda et les tâches se synchronisent avec Microsoft Outlook ;

  • Vous envoyez ou recevez dans Microsoft Outlook vos mails, qui se lient directement avec les dossiers clients Kleos auxquels ils se rapportent (grâce au plugin Kleos pour Outlook) ;

  • Multifenêtrage: vous ouvrez simultanément autant de dossiers ou documents que nécessaire ;

  • Kleos permet également de fusionner des documents avec Open Office ;

  • La recherche plein texte dans les documents d’un dossier (Word, PDF, OCR), une exclusivité en mode SaaS.

Des fonctionnalités futées qui vous font gagner du temps !

Notre logiciel avocats en ligne Kleos intègre de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles :

  • L’intégration et l’envoi des mails dans un dossier depuis Outlook,

  • La rédaction d’un courrier depuis l’agenda,

  • La suggestion automatique de classement de vos e-mails dans un dossier précis, en fonction de sa provenance.

Le logiciel de gestion pour cabinets d'avocats Kleos s’adapte à vos particularités et à vos habitudes de travail tout en contribuant à l’optimisation de votre organisation :

  • Vous avez la possibilité d’ajouter des champs personnalisables dans vos fiches contact, dans vos dossiers, dans les profils et relations entre contacts et dossiers ;

  • Vous définissez vos propres états à partir des listes de champs disponibles dans le logiciel pour avocats Kleos ;

  • Vous programmez certains automatismes pour des tâches répétitives, comme par exemple, enchaîner la fusion d’un document, la saisie des temps passés, la création d’un agenda et le transfert à un collaborateur.

Vos données juridiques sont hébergées et sauvegardées sur les serveurs hautement sécurisés et protégés de Wolters Kluwer. Ces serveurs, localisés en Allemagne, sont entièrement dédiés à la solution Kleos et vous apportent une sauvegarde permanente (chaque jour et historique conservé pendant 30 jours), la protection contre les virus et les intrusions, une disponibilité constante de vos données.

La plateforme pour avocats Kleos est certifiée McAfee et Norton Security, et les données sont cryptées en mode SSL avec clés 2048 bits, le plus haut niveau de sécurité disponible actuellement !

Notre logiciel pour avocats Kleos intègre également un module de « recherche intégrale plein texte » : vous pouvez associer des mots clés et des données, rendant vos recherches encore plus précises et rapides. Cette recherche s'effectue sur tous les documents contenus dans Kleos, y compris les emails, qu'ils aient été produits par le cabinet ou qu'ils proviennent de l'extérieur.

Notre logiciel de gestion pour cabinets d'avocats Kleos vous propose une sélection de 300 modèles d’actes juridiques issus des formulaires ProActa Lamy, tous fusionnables automatiquement avec les données de vos dossiers. Vous pouvez également intégrer les modèles de votre cabinet et les rendre fusionnables avec vos dossiers.

  • Lien permanent entre un dossier RPVA et un dossier dans votre logiciel de gestion Kleos ;

  • Échange de mails avec les juridictions depuis vos dossiers Kleos ;

  • Comparaison entre agendas et audiences ;

  • Importation des échanges avec le Greffe dans les dossiers concernés ;

  • Interrogation du RPVA directement depuis le dossier de travail Kleos ;

  • Constitution de l’intimé ;

  • Déclaration d’appel avec les contacts ;

  • Import des contacts du dossier ;

  • Inscription en référé.

Les évolutions du Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA) sont systématiquement intégrées également.

Le logiciel de gestion Kleos n’est pas qu’une solution logicielle performante et largement éprouvée par le marché ; choisir la solution pour avocats Kleos, c’est accéder également à une multitude de services :

  • Les services inclus : afin de pouvoir tirer le plus grand bénéfice et maîtriser au mieux les nombreuses fonctionnalités de Kleos sans quitter votre cabinet, vous pouvez accéder à des formations à distance.
    • la formation initiale et continue de tous les utilisateurs (Webinar) ;
    • le paramétrage initial : personnalisation de votre papier à en-tête, vos modèles de factures et d’emails...
    • l’assistance technique par téléphone ;
    • 2 mises à jour minimum par an ;
    • Mise à jour de la bible d’actes.
  • Bénéficiez de la reprise de vos données en cas de migration depuis un précédent logiciel ;
  • l’export-comptable : vos données sont envoyées selon vos besoins vers votre logiciel de comptabilité ;
  • les paramétrages sur mesure : nos experts vous accompagnent pour modifier et réaliser des matrices ou factures, mettre en place une nouvelle structure de dossier...
  • des formations additionnelles pour une utilisation plus approfondie de votre logiciel.

Convivial, notre logiciel pour avocats Kleos vous fait gagner du temps sans aucun investissement informatique important de votre part (serveur, sauvegarde, accès distant...), ni frais de maintenance !

Notre logiciel de gestion de cabinet Kleos est développé sur la technologie Microsoft .NET permettant une intégration complète à Microsoft Office, et une prise en main rapide.

L'installation de notre logiciel de gestion Kleos sur votre poste se fait rapidement (en quelques minutes), et le plus souvent à distance par l'un de nos techniciens.

Kleos vous permet d’améliorer la gestion de votre cabinet d’avocats, sa trésorerie et le suivi des encours :

  • Rentabilité par dossier, par membre du cabinet, par client, par type de dossier, ...

  • avec calcul de marge ;

  • édition de toutes les factures partiellement réglées ou non réglées ;

  • extraction de tous les dossiers à facturer ;

  • et tous les états que vous pouvez paramétrer vous-même.

En un mot, le logiciel de gestion Kleos vous propose des outils de pilotage simples de votre activité.

Wolters Kluwer, les clés pour décider